Função Controle: a busca pela eficiência

Controlar é empregar esforços sistemáticos para gerar e usar informações relativas à execução das atividades organizacionais, facilitando a detecção de potenciais problemas e desvios, possibilitando a sua correção. Basicamente, trata-se do processo que busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão e dos objetivos organizacionais. Para tanto, o controle tem duas atribuições essenciais: o monitoramento das atividades, comparando o desempenho real com o planejado, e a correção de qualquer desvio significativo, caso se conclua que as atividades estão sendo executadas de tal forma que não conduzam ao alcance dos objetivos definidos.

O controle é o último vínculo funcional do processo de administração, que é composto também pelas funções de planejamento, organização e direção. O mesmo fecha esse processo contínuo de administração, averiguando se as atividades estão sendo executadas de forma a alcançar os objetivos e se estão sendo tomadas medidas corretivas sempre que isso não se verificar.

A importância do sistemas de informação para o controle

A informação é a chave de toda atividade gerencial, por isso é essencial para melhorar a eficiência e a eficácia do controle de desempenho da organização. Os sistemas de informação gerencial (SIG) são sistemas computadorizados utilizados para processar dados, fornecer informações aos gestores, de forma regular e contínua, monitorar a informação e selecionar apenas aquela com potencial para se tornar uma informação gerencial. Os SIGs auxiliam o gestor na organização das informações em bases de dados confiáveis e de fácil acesso, promovendo maior agilidade na tomada de decisões e no monitoramento das atividades organizacionais.

5W2H

O método 5W2H, ferramenta administrativa para auxiliar no controle, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores da empresa. Ele funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita.

Abaixo, nós do Follow the Four, criamos uma tabela com o método 5W2H, dentro do serviço de assistência técnica.

Referência:

SOBRAL, Filipe; PECI, Alketa. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008.

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