Função organização, organograma e fluxograma

Organização como entidade social é o processo pelo qual se combina pessoas e recursos para que trabalhem na direção de um propósito comum.Organização como função da administração é o processo responsável pela distribuição de trabalho, recursos e autoridade pelos membros da organização.

Os elementos que definem a estrutura da organização são muito difíceis e complexos de serem transmitidos aos membros internos da organização, assim como, ao público externo. Por isso, os administradores utilizam uma forma gráfica para representar a estrutura organizacional: o organograma.

O organograma tem como finalidade representar: os órgãos componentes da empresa; as funções desenvolvidas pelos órgãos; as vinculações e/ou relações de interdependência entre os órgãos; os níveis administrativos que compõe a organização; a via hierárquica.

Para a construção de um organograma alguns pontos devem ser observados:

1. Os órgãos devem ser representados por figuras geométricas, a mais utilizada é o retângulo;

2. Os tamanhos dos retângulos devem ser proporcionais à importância hierárquica do órgão;

3. Quando, no mesmo nível administrativo, ocorrer a existência de órgãos de hierarquias diferentes, o de menor hierarquia deve ser posicionado abaixo do de maior hierarquia e ser representado por um retângulo menor;

4. Os órgãos de staff ou de estado-maior e/ou de serviços de apoio, estes quando não tem linha, deve ficar posicionados horizontalmente, pouco abaixo do ponto da via hierárquica que parte do retângulo designativo da autoridade/órgão a que estão vinculados, como assessores ou prestadores de serviços.

Organograma Clássico, Organograma Funcional, Organograma Circular ou Radial e Organograma Matricial são tipos de organogramas.

Organograma Clássico

Uma das vantagens de utilizar o organograma é identificar as defici-ências na organização, analisando os pontos a serem melhorados. Uma desvantagem é que os organogramas não mos-tram totalmente a estrutura organizacional, e podem dar a entender que os administradores do mesmo nível hierárquico têm a mesma autoridade e responsabilidade, o que nem sempre é verdade.

Organograma Funcional

Organograma Circular ou Radial

Organograma Matricial

Um outro meio gráfico bastante utilizado e que geralmente é confundido com o organograma é o fluxograma. Os fluxogramas são gráficos de processamento para trabalhos de análise administrativas. Podem ser chamados de gráficos de processamento ou gráfico de processos.

Os principais objetivos são: representar a sequência normal de qualquer trabalho, produto ou documento; identificar a utilidade de cada etapa do processo; verificar as vantagens em alterar a sequência das operações; identificar a necessidade de treinamento do trabalho específico do processo.

As representações gráficas são feitas por símbolos padronizados para demonstrar o passo a passo de um processo na organização. Geralmente usa-se um círculo alongado para indicar o início e o fim do fluxo. As setas por sua indicam o sentido do fluxo. Já nos retângulos são inseridos as ações e nos losangos estão representados as alternativas, que sempre terá duas saídas.

Na elaboração do fluxograma é necessário:

1. Definir os processos que serão fluxogramados;

2. Identificar as unidades internas e externas envolvidas no processo;

3. Iniciar o levantamento de dados, posicionando-os de acordo com a dinâmica do fluxo e identificando todos os documentos envolvidos pertinentes ao processo. Durante o levantamento de dados anotar tudo o que julgar relevante para o desenvolvimento, ou seja, os pontos positivos e negativos;

4. Após o levantamento passar o fluxograma a limpo e em seguida conferir os dados fluxogramados com os entrevistados, bem como confirma-los com as chefias.

Os principais tipos de fluxogramas são: Fluxogramas de Blocos, Horizontal e Vertical.

Fluxograma de Blocos

As vantagens de utilizar o fluxograma é que este permite aperfeiçoar os processos e entender como funcionam, iden-tificar atividades críticas para o processo, docu-mentação do processo para análises futuras.

Fluxograma Vertical e Horizontal

A utilização do organograma na organização permite uma melhor compreensão dos elementos que a compõe, de como é a estrutura organizacional, já a utilização dos fluxogramas permite a compreensão de processos específicos, com maior entendimento através do passo a passo.

Referências:

CALDAS, Rosangela. Fluxograma e Organograma - UNESP. Disponível em:

<https://www.marilia.unesp.br/Home/Instituicao/Docentes/RosangelaCaldas/org-e-fluxogramas.pdf >Acesso em: 08 nov.2015.

FARIAS, Caroline. Fluxograma. Disponível em:<http://www.infoescola.com/administracao_/fluxograma/> Acesso em: 08 nov. 2015.

VIANNA, Marcos. Organograma e fluxograma. Disponível em: <https://viannamar.wordpress.com/2010/11/11/organograma-e-fluxograma/> acesso em: 08 nov.2015.

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